Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher und Rollen
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Daten auf dieser Website und bei der Bereitstellung der Software Levio Flow im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Soweit Betriebe (Arbeitgeber) Levio Flow einsetzen, um Dienstpläne, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Kontakte, Gäste- und Reservierungsdaten ihres Betriebs zu verwalten, ist der jeweilige Betrieb Verantwortlicher für diese Inhaltsdaten. Wir verarbeiten sie in diesem Fall als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich nach Weisung des Betriebs; hierfür schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab.
2. Hosting in Deutschland
Website und Anwendung werden in Deutschland gehostet, und zwar auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Mit dem Hostinganbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung Ihrer Daten in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet durch das Hosting nicht statt.
3. Server-Protokolle
Beim Aufruf der Website oder der Anwendung verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse), um die Seiten auszuliefern. Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen werden nicht gespeichert. Zum Schutz vor Missbrauch (z. B. zu vielen Anmeldeversuchen) wird die IP-Adresse höchstens eine Stunde lang im Arbeitsspeicher gezählt. Technische Fehlermeldungen (in Ausnahmefällen mit IP-Adresse) werden in einem begrenzten Umlaufspeicher von höchstens 15 MB abgelegt und dabei laufend überschrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betriebssicherheit und Stabilität).
4. Schriftarten und Ressourcen
Alle Schriftarten und Programmbibliotheken werden direkt von unserem eigenen Server geladen. Es werden keine Inhalte von Drittanbietern (z. B. Google Fonts oder Content-Delivery-Netzwerke) eingebunden; beim Besuch dieser Website wird Ihre IP-Adresse daher nicht an Dritte übermittelt.
5. Lokale Speicherung im Browser
Auf der Website wird die von Ihnen gewählte Sprache im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage) abgelegt. Die Anwendung nutzt den lokalen Speicher außerdem, um Sie angemeldet zu halten und Einstellungen (Sprache, Farb- und Layout-Auswahl, Spielstand) zu speichern. Es werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies und keine Analysedienste eingesetzt. Die Speicherung ist für die von Ihnen gewünschte Funktion technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
6. Kontakt per E-Mail und Kontaktformular
Wenn Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nachrichten aus dem Kontaktformular werden auf unserem Server in Deutschland gespeichert und spätestens 6 Monate nach Eingang gelöscht; E-Mails werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Unser E-Mail-Postfach wird von Google bereitgestellt (Gmail; Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Dabei ist eine Übermittlung an Google LLC in die USA möglich. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).
7. Registrierung und Anmeldung in der Anwendung
Arbeitgeber: Für das Nutzerkonto verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Passwort (nur als Hash gespeichert). Zur Bestätigung der E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts senden wir E-Mails mit einem einmal gültigen Link (gültig 7 Tage bzw. 1 Stunde, danach gelöscht). Für den Versand nutzen wir als Auftragsverarbeiter den Dienst SendGrid der Twilio Inc. (USA); übermittelt werden nur E-Mail-Adresse, Name und Inhalt der E-Mail. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO), ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln. Mitarbeiter: Für den Zugang verarbeiten wir den vom Arbeitgeber vergebenen Namen und Zugangscode. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Die Daten werden gelöscht, sobald das Konto gelöscht wird.
8. Daten, die Betriebe in der Anwendung verwalten
Je nach genutzter Funktion werden verarbeitet: Dienstpläne und Schichten, Arbeitszeiten (Kommen, Gehen, Pausen, ggf. Status der Standortprüfung), Urlaubs- und Abwesenheitsanträge, Aufgaben, Chatnachrichten und Ankündigungen, Zimmerstatus, Bestellungen und Rechnungsdaten des Service, Kontaktdaten von Mitarbeitern und weiteren Kontakten (Name, Telefon, E-Mail, Anschrift, Geburtstag, Notfallkontakt), Gästedaten (Name, Zimmer, Verpflegung, An- und Abreise, Notizen) sowie Tischreservierungen (Name, Telefonnummer, Datum, Personenzahl). Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO sowie für Beschäftigtendaten § 26 BDSG, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (z. B. Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit). Wie lange diese Daten aufbewahrt werden, ergibt sich aus Abschnitt 11; innerhalb dieser Grenzen legt der Betrieb die Fristen fest. Betriebe sind verpflichtet, ihre Mitarbeiter und Gäste über die Verarbeitung zu informieren.
8a. Online-Reservierung für Gäste
Bietet ein Betrieb die Online-Reservierung an, geben Gäste auf der Reservierungsseite Name, Telefonnummer, Datum, Uhrzeit, Personenzahl und optional einen Wunsch an. Verantwortlich für diese Daten ist der jeweilige Betrieb; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter ausschließlich zur Abwicklung der Reservierung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Reservierungsdaten werden 30 Tage nach dem Termin automatisch gelöscht. Fragen und Anträge zu Ihren Rechten richten Sie bitte an den Betrieb, bei dem Sie reserviert haben; Sie können sich auch an uns wenden.
9. Standortprüfung (optional)
Wenn der Arbeitgeber die Standortprüfung beim „Kommen“ aktiviert, fragt der Browser Ihren Standort ab. Gespeichert werden ausschließlich der Status („vor Ort“ / „außerhalb“) und die Entfernung zum Betrieb, nicht Ihre Koordinaten. Sie können die Freigabe im Browser jederzeit verweigern.
9a. Hilfe-Chat „Levi & Flo“ mit KI
Fragen, die Sie im Hilfe-Chat von Levi & Flo stellen, können zur Beantwortung an den KI-Dienst der Anthropic, PBC (548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA) übermittelt werden. Übermittelt werden nur der Text Ihrer Frage, die letzten Nachrichten des Chats, Ihre Rolle (Arbeitgeber/Mitarbeiter), die Sprache und die freigeschalteten Funktionen – kein Name, keine E-Mail-Adresse und keine Betriebsdaten. Bitte geben Sie im Chat keine personenbezogenen Daten ein. Anthropic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Nach Angaben des Anbieters werden die Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (Unterstützung bei der Nutzung). Bei uns wird der Chatverlauf nicht gespeichert.
10. Einwilligung und Protokollierung
Bei der Registrierung und Anmeldung bitten wir Sie, die Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung zu bestätigen. Zum Nachweis (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) speichern wir Zeitpunkt, Version der Datenschutzerklärung, Art der Handlung (Anmeldung oder Registrierung) und Ihre Kennung (E-Mail bzw. Name). Soweit eine Einwilligung maßgeblich ist, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.
11. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Löschung des Kontos werden die zugehörigen Daten gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht; Einwilligungsnachweise werden bis zu drei Jahre nach Ende der Nutzung aufbewahrt (Verjährungsfrist). Arbeitszeiten (Kommen, Gehen, Pausen) werden 24 Monate nach Ende des jeweiligen Monats automatisch gelöscht; damit ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren (§ 17 MiLoG, § 16 Abs. 2 ArbZG) eingehalten (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Darüber hinausgehende Pflichten (z. B. für Lohnunterlagen) erfüllt der Arbeitgeber mit den PDF-Stundenzetteln. Weitere Betriebsdaten (z. B. Dienstpläne, Bestellungen, Aufgaben, abgeschlossene Tische im Service, Team-Chat, vergangene Reservierungen und abgereiste Gäste) werden nach der Frist gelöscht, die der Arbeitgeber in der App unter „Daten & Sichtbarkeit“ festlegt (höchstens 6 Monate); offene Zimmerkonten werden nicht automatisch gelöscht. Für abgeschlossene Tische führt der Verlauf im Service zusätzlich eine Übersicht: Die bestellten Positionen und der Name der Bedienung sind dort 2 Tage einsehbar; Tisch, Datum, Uhrzeit und Summe bleiben ohne Personenbezug bis zu 10 Jahre gespeichert, damit der Betrieb sie im Rahmen steuerlicher Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO) nachweisen kann. Tägliche Sicherungskopien der Datenbank werden 14 Tage aufbewahrt und danach überschrieben. Löscht ein Mitarbeiter viele Einträge auf einmal, bewahrt der Server den vorherigen Stand 14 Tage auf, damit der Arbeitgeber ihn wiederherstellen kann.
12. Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO das Recht auf:
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung, „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.
In der Anwendung können Sie über Startseite → „Datenschutz & Meine Daten“ Ihre Daten als Datei exportieren und die Löschung veranlassen bzw. beantragen. Mitarbeiter richten Anträge an ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen; Sie können sich außerdem jederzeit an levioflow@gmail.com wenden.
13. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, www.datenschutz.rlp.de.
14. Automatisierte Entscheidungen
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
15. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik ein, u. a. verschlüsselte Übertragung (TLS), gehashte Passwörter und Zugriffsbeschränkungen nach Rolle (Arbeitgeber/Mitarbeiter).
16. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen oder Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.